Valoriser les bénéfices de votre projet !

Il y en a sans doute davantage que vous ne l’aviez imaginé !

Quels sont les apports de votre projet ?

Pour le promouvoir vers le succès, vous devez le vendre en interne !

Un projet de dématérialisation doit être porté par divers ambassadeurs car il génère du changement et a un coût. Chaque « sponsor » doit donc y retrouver son bonheur ! À vous de convaincre !

Quelques Exemples :

• Davantage de réactivité par des recherches simplifiées ? Démontrez un ROI (Return on Invest) en charges administratives ! Mettre à jour, rechercher, classer du papier : autant de coûts cachés qui nuisent à l’efficience des équipes.

• Le gain de place dans l’espace bureau ? L’ergonomie et l’image « digitale » de votre organisation ? Les armoires et leurs lourdeurs ne sont plus d’actualité et sont incohérentes avec le partage indispensable et quotidien de l’information.

• Bénéfices de confort et de modernité pour les équipes : des attentes de plus en plus fortes des collaborateurs ou des tiers. Retrouver dans l’entreprise le parcours du « e-consommateur » est un plus pour la Marque Employeur.

• Un autre argumentaire, plus « profond », est à développer. Où en est votre organisation de l’exhaustivité et de la « fraicheur des informations ?  La dématérialisation vous garantit davantage de fiabilité et de qualité dans vos processus. Aussi bien au niveau technique qu’administratif, disposer de la bonne information au bon moment peut faire la différence : prévenir des conflits, être réactifs dans les échanges avec les tiers, valoriser les contenus et le savoir-faire… La gestion documentaire est finalement un enjeu de…pouvoir ? Tout au moins de solidité.

Le Knowledge management est devenu un pilier à part entière de la norme ISO 9001 depuis sa dernière version… Ce n’est pas un hasard ! Votre projet de dématérialisation préserve et valorise le capital de compétences et de connaissances de votre structure. Difficile à chiffrer à court terme, mais très contributif et rassurant pour les prescripteurs !

 La sécurité ? Une vigilance à 360° !

Une excellente opportunité de revisiter les pratiques et de les améliorer.

À l’heure du RGPD, ce point est incontournable. Rassurez, «bétonnez» et sensibilisez les acteurs. C’est la notion de Privacy by design.

La sécurité se « niche » partout et doit être transverse : dans l’infrastructure, les fonctionnalités, le cryptage des données, la logistique sur le terrain et les habitudes des utilisateurs…

Quelques Exemples :

• Garantir le « juste besoin d’en connaître » par une gestion de droits adaptée est un axe de protection des données. Demander à l’éditeur ses tests d’intrusion est une précaution indispensable. S’assurer d’un inventaire des documents si leur traitement est externalisé… Visiter les locaux du prestataire et de l’hébergeur… Autant de précautions qui coûtent en amont, mais sont à considérer en tant qu’investissements.

• Sans oublier de sensibiliser les acteurs internes qui peuvent engendrer des risques par la banalisation et les habitudes des pratiques du quotidien. La dématérialisation permet de redéfinir des règles, de faire une mise à plat des pratiques et d’adopter de nouvelles habitudes.

• Conserver et valoriser les documents essentiels d’une organisation, autrement dit le Records Management, rejoint le Management de la Sécurité de l’Information. Vos alliés dans ce domaine seront également les juristes : disposer d’un « faisceau de preuves » pour défendre une affaire est toujours un bagage précieux. À condition de retrouver les documents pertinents quand un incident se présente…

• Si retrouver l’information est capital, ne pas la garder à tort peut le devenir. Les règles CNIL puis le RGPD imposent le « droit à l’oubli » et la suppression de certains documents. Aujourd’hui, les outils de Gestion électronique se paramètrent et gèrent pour vous ces obligations. Il convient pour cela de prévoir la bonne indexation des documents impactés.

Pour intégrer et fiabiliser encore, ne négligez pas les référentiels existants. Fournissez à vos prestataires ou éditeurs des données fiables et régulièrement mises à jour : les points de contrôle n’en seront que plus sûrs. Et votre système documentaire électronique évoluera avec votre organisation ! 

La fiabilité d’un projet de dématérialisation tient aussi à l’énoncé de règles claires, d’un cahier des charges et d’un contrat, comme pour tout projet. Des rituels de pilotage et d’amélioration continue doivent aussi s’inscrire dans la durée.

 Anticiper pour durer

Comment travaillerez-vous demain ?

La capture électronique est aujourd’hui parfaitement maîtrisée concernant la « qualité d’images ». Ce n’est plus un « enjeu », pour autant que le prestataire soit bien équipé et travaille dans les « règles de l’art ».

Ce qui, par contre, est tout à fait libre et à ajuster à chaque projet concerne l’indexation. La structure des unités documentaires est un choix important : un fichier par classeur ? un fichier par document ? un fichier par année ?

Il n’y a pas de bon ou de mauvais choix. Il n’y a qu’un besoin à anticiper dans chaque projet. Les attentes d’un projet documentaire industriel ne sont pas identiques aux problématiques comptables, par exemple. La structure « électronique » doit donc s’adapter en amont. Elle n’est pas forcément la recopie de la structure papier. Elle peut également varier quand on traite un stock ou quand on traite un flux.

Plusieurs méthodes d’indexation sont possibles, n’offrent pas les mêmes avantages et pour des coûts très variables. On citera trois approches classiques : le plan de classement, le full text, la fiche documentaire… On appliquera sans doute un jour le lowdata et l’IA pour retrouver la donnée parmi des millions…Mais votre projet est peut-être à plus court terme !

La « granularité » des métadonnées est donc une question à adresser avec attention. Plusieurs facteurs sont à anticiper et consolider dans ce domaine : vos besoins en matière de recherches, vos obligations règlementaires de conservation, vos outils de destination…

A contrario : certains documents ne seront que très rarement consultés et peuvent être regroupés en fichiers « globaux ». La consultation, si elle est peu fréquente, ne nécessite pas de détailler les index. Les utilisateurs accepteront de parcourir quelques centaines de pages dans des situations restant exceptionnelles.

Les formats de fichiers propriétaires ou les supports externes ont longtemps été un risque en termes de données électroniques. Là aussi, bonne pratique et facteur clef de succès d’un projet de démat : tester, anticiper et contractualiser la réversibilité de votre projet avec éditeurs et prestataires.

L’anticipation doit aussi porter son regard sur l’environnement du projet. Vous transformez du papier, mais vous devez déjà accueillir du document numérique… et demain le flux d’une application digitale ou d’un portail. Prévenir le « décrochage » de certaines sources est une garantie de pérennité de votre projet.

Enfin, prévoir un problème ne le fait pas advenir… mais en réduit les effets potentiels. Le Plan de Continuité de votre nouveau système et l’analyse des risques que vous préparerez fondent aussi sa robustesse.

 Mixer les compétences

Un projet fédérateur et collaboratif… ça fait du bien !

Une nouvelle gestion documentaire est un projet à part entière. S’entourer de compétences complémentaires est un gage de réussite. A fréquence ajustée et à bon escient, de nombreux acteurs peuvent co-construire le projet : Juristes, DSI, Consultants externes, Documentalistes, mais surtout… Utilisateurs !

Les solutions simples sont les meilleures, car elles… fonctionnent !

Ne vous laissez pas « embarquer » dans des fonctionnalités dont vous n’aurez jamais besoin. En cela, associer les utilisateurs est capital pour rester pragmatique. La promesse de départ ne doit pas être perdue de vue.

Quelques conseils pour l’adhésion des prescripteurs ?

Un galop d’essai qui les laisse s’exprimer sur la solution, l’amender, la peaufiner… Un SSO (Single Sign On) qui évite la lassitude des multiples outils… Une base déjà enrichie à l’ouverture du système… Des « cas particuliers » qui ne leur retombent pas dessus, mais ont été anticipés avec eux ! L’ergonomie et la simplicité qui donnent à tous le confort attendu et annulent les appréhensions du changement.

Les utilisateurs sont souvent plus « moteurs » qu’on ne le croit quand ils peuvent avoir les moyens de contribuer à leurs outils de demain ! Certains vous donneront des astuces pratiques qu’ils sont les seuls à détenir mais… tellement pratiques !

Autres acteurs à associer : les spécialistes externes ! Le corpus normatif et réglementaire sur la dématérialisation est riche. La question de la valeur probante électronique évolue de mois en mois et de plus en plus vite. Les jurisprudences et technologies nouvelles se talonnent. Pour des décisions éclairées, plusieurs avis sont bons à converger.

Avec GESTFORM, « Benchmarkez » sur plus de 30 années d’expériences !

Nos 100 clients grands Comptes nous confient chaque année près de 500 projets actifs différents : un véritable savoir-faire !