Un service complet de dématérialisation pour vos notes de frais, vos documents comptables et vos factures fournisseurs !

Confiez à un spécialiste la gestion documentaire et administrative de vos notes de frais et factures fournisseurs. Libérez-vous pour votre cœur de métier et optimisez délais et traçabilité de vos opérations.

Nos 10 années d’expérience dans ce domaine, auprès de grands comptes, nous ont permis d’optimiser nos process de production et de pouvoir travailler sur des délais très courts.

  • Conseil et retours d’expérience sur la mise en place du process,
  • Réception directe des documents sur boîte postale,
  • Traçabilité par code-barres,
  • Numérisation de qualité et indexation intelligente,
  • Versement sécurisé des fichiers dans votre système d’informations,
  • Contrôle comptable et approbation par application de vos critères,
  • Préparation à la récupération de T.V.A, supports comptables,
  • Gestion des anomalies et communication aux collaborateurs et fournisseurs,
  • Conditionnement et pré-archivage règlementaire,
  • Reportings d’activité.

Aller plus loin dans le process avec vous, c’est notre expertise BPO et votre bénéfice :

Différents niveaux de contrôle adaptés à vos besoins

Pour vos notes de frais, nous vous proposons différents niveaux de contrôle: de la présence des justificatifs jusqu’au respect de la politique voyage.

Pour vos factures fournisseurs, nous vérifions la présence des informations réglementaires et la conformité avec votre référentiel fournisseurs. Nos technologies de vidéo-codage paramétrées spécifiquement sur ce type de documents permettent à nos opérateurs d’indexer finement vos pièces pour contribuer à la « Piste d’audit fiable ».

Garanties
de fiabilité

L’intégrité des enregistrements est sécurisée par horodatage et signature électronique.

Des délais contractuels à J+1 fluidifient vos process et vous permettent de régler plus rapidement les collaborateurs ou les tiers.

Vos audits sont facilités grâce à un système d’archivage rigoureux et normé ; l’intégration dans vos ERP est préparée et automatisable.

Triple
Economie

Vos collaborateurs sont libérés de tâches chronophages.

Vous réalisez des règlements « justes » à l’appui de contrôles pertinents, de nos alertes et reportings.

Vous obtenez des unités bénéficiaires par la sous-traitance à une Entreprise Adaptée.

Quelques chiffres

0
NDF / an
0m²
de pré-archivage
0H
de délai

Nos clients

Notre équipe

Une trentaine d’opérateurs s’organise pour fournir une prestation discrète et efficace.

Prestation type

fi-1Conseil pour la mise en place de votre projet.
fi-2aRéception centralisée de vos dossiers par boîte postale.
fi-3Préparation des documents.
fi-4Numérisation et traitement d’images.
fi-5Saisie de vos frais, détails de TVA, gestion des contacts avec vos collaborateurs et récupération de TVA.
fi-6L’importation dans votre outil de consultation.
fi-7Traçabilité de tous les traitements et contrôles réalisés. Pré-archivage des originaux.