En marche vers la valeur probante des documents numérisés…
Respectant au plus près l’état de l’art de son métier, GESTFORM est engagé dans une démarche de conformité aux exigences de numérisation fidèle de documents sur supports papier (NF Z 42-026) dans le but d’obtenir la certification NF 544.
Pour attester de la fiabilité et de la qualification de son process de numérisation, GESTFORM établira des Conventions de numérisation avec ses clients. La chaîne de numérisation est calibrée et qualifiée pour chaque projet selon ce document contractuel.
GESTFORM scellera les documents au format PDF/A2b, et apposera un cachet numérique de niveau avancé horodaté, conformément au règlement européen eIDAS.
L’empreinte numérique de chaque document sera calculée à partir du moment où, dans la chaine de numérisation, celui-ci ne devra plus subir de modification. Cette empreinte unique viendra enrichir les métadonnées transmises au Système d’Archivage Électronique (SAE)
La piste d’audit fiable de la numérisation fidèle des documents est alors garantie par une traçabilité très fine qui couvre tout le scope de la prestation, de l’enlèvement jusqu’à la livraison. Cette rigueur contribue, pour la responsabilité qui incombe au prestataire, à la fiabilité de la numérisation (NF 42 026).
Reste néanmoins à s’assurer de la conformité du Coffre-fort ou Système d’Archivage Électronique (SAE) qui abritera ces fichiers durablement chez nos clients (NF 42 013).
Ces deux dispositions donnent la capacité de reconstituer, dans un éventuel conflit juridique portant sur le droit de la preuve, toute la valeur des documents électroniques. L’exemplaire électronique conforme à l’original devient ainsi probant, voire probatoire pour le Juge, conformément à l’Article 1379 du Code Civil sur la copie fiable et au Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies.
C’est cet ensemble normatif et règlementaire qui permettra à nos clients de pouvoir détruire les documents papier et ainsi de limiter leurs coûts de stockage et, surtout, de manipulations !