GESTFORM, par son professionnalisme, sera votre prestataire direct sur beaucoup d’activités en gestion documentaire, traitement de données, éditique et Facilities Management. Mais la co-traitance est aussi un moyen de déployer l’emploi des personnes en situation de handicap sur des marchés encore plus importants. Beaucoup de donneurs d’ordre ont déjà recours à cette solution.*
*47% d’entreprises sollicitent ou souhaitent solliciter la co-traitance ESAT et EA sur près de 400 donneurs d’ordres interrogés dans l’Observatoire Economique National 2018-2019 – Le Réseau Gesat
Comment réunir les conditions du succès ?
Un projet comme les autres, la RSE en plus, c’est mieux !
Vous pensez que la co-traitance est une « usine à gaz » ? Vous pensez contradictoire de réduire le nombre de fournisseurs et de partir dans cette voie ? Vous craignez des risques contractuels ? Zoom en quatre étapes sur une démarche qui donne du sens à votre consultation !
L’expression du besoin :
Susciter la participation à l’emploi des personnes en situation de handicap est une première étape. La réponse en co-traitance peut donc figurer comme une condition du Cahier des Charges.
En la matière, deux possibilités se présentent :
- Définir d’emblée, en tant que Client, la part externalisée vers le secteur adapté
- Laisser les prestataires construire et imaginer leur offre « commune » et la répartition des activités.
La position et la pratique de GESTFORM sur le sujet est, clairement, de privilégier la deuxième possibilité. Cette alternative incite les partenaires futurs à se projeter, ensemble, vers le fonctionnement cible et laisse plus de choix. Potentiellement, les offres seront plus riches et le choix élargi. La difficulté sera donc de les comparer. En cela, un critère de choix « recours au secteur adapté » peut figurer parmi les critères de sélection avec une pondération choisie, au même titre que des critères de performance technique ou financière.
Le choix des offres :
Qu’il s’agisse du secteur adapté ou de n’importe quels prestataires, le bon sens est d’être vigilant sur quelques « détails » qui peuvent faire la différence dans le cas d’une co-traitance :
- Les prestataires ont-ils déjà travaillé ensemble, sont-ils concurrents ou complémentaires ?
- Viennent-ils ensemble en soutenance et quelle est la participation respective des acteurs ?
- Le management des équipes est-il autonome ? Comment le risque de délit de marchandage est-il anticipé ?
La contractualisation :
La co-traitance avec une entreprise adaptée est un contrat tri-partite comme un autre. Les deux fournisseurs créent entre eux un Groupement Momentané d’Entreprises qui n’est pas une société. C’est la mise en commun ponctuelle, pour les besoins du Marché, des ressources des entreprises qui fournissent le service. Le GME désigne un mandataire qui est un peu le garant technique et dont le rôle est défini. Ce mandataire peut être solidaire pour l’Entreprise Adaptée, vis-à-vis du client final de l’ensemble du fonctionnement du Marché. Le plus logique est que chacun soit responsable de la part du marché qu’il réalise en cas de défaillance.
Des modèles existent et les juristes sont sensibilisés à la question, dans la plupart des cas. Rien d’insurmontable !
La vie du contrat
Découplez les discours et pilotez les actions ! Certains prestataires peuvent user de l’argument « Achats Responsables » comme d’un Cheval de Troie pour l’obtention d’un marché. En anticipant une mise en pratique objective et quantifiable, vous pilotez la réalisation effective des beaux discours ! Comment ? En isolant un lot dédié au secteur adapté, en exploitant des reportings pertinents, en auditant vos prestataires, en organisant certains comités techniques avec les deux parties, par exemple.
Considérer l’Entreprise Adaptée ou l’ESAT comme un prestataire à part entière, avec exigence et respect, à la hauteur de vos enjeux ! Assurez-vous de l’équilibre entre les partenaires, sans ingérence. Une démarche qui dépasse les seuls enjeux techniques et financiers !
Des bénéfices multiples
Mettre en place une co-traitance est une complexité supplémentaire ? Ou plutôt un challenge ? Quelques arguments complémentaires pour se lancer…
En France, aujourd’hui, 150 000 personnes en situation de handicap ont un emploi en structure adaptée, dans plus de 2 200 entreprises *(Source : Observatoire Economique National 2018-2019 – Le Réseau Gesat). Bien souvent les structures sont donc des ETI ou des PME.
La co-traitance est une chance, pour une « petite entreprise », d’accéder à un Marché d’ampleur nationale. Et une chance, pour la grande structure, de découvrir un nouveau réseau de ressources !
A grands comptes, grands fournisseurs ? Les structures de coûts des gros acteurs et leur positionnement stratégique grèvent parfois les budgets. La compétitivité qu’ils recherchent peut les orienter vers des partenaires plus spécialistes mais flexibles, avec des frais de structure moins élevés. Leurs offres globales peuvent s’en trouver allégées en coût total d’acquisition pour le client. Et ces sociétés sont déjà coutumières de sous-traitances ou de partenariats…
Bien entendu, la part confiée à l’Entreprise Adaptée ou l’ESAT contribuera, si vous êtes éligibles, à réduire la contribution AGEFIPH. Une moins-value d’environ 25% sur la facturation dans le cas de GESTFORM.
Le maillage territorial est parfois limité ou inadapté chez certains prestataires : la co-traitance renforce la présence locale, l’achat et l’emploi de proximité et optimise l’impact environnemental. Vous y aviez pensé ? Evitez ou limitez l’off-shore est sans doute possible et… préférable !
Enfin, votre prestataire de « Rang 1» va ainsi, lui aussi, évoluer dans sa prise en compte du handicap. Changement de perception, travail d’équipes, partage des risques et des réussites : au fil du temps, les collaborateurs des trois « parties » apprennent à se connaître et à se reconnaitre. La co-traitance est une démarche « inclusive » qui décuple les acteurs sensibilisés et impliqués dans cette démarche sociétale.
Recruter, intégrer, professionnaliser une personne en situation de handicap est la spécialité et le premier savoir-faire de GESTFORM et du secteur adapté : appuyez-vous sur cette compétence en complément de vos propres démarches d’intégration !
Combiner la performance économique et sociétale est certainement la seule stratégie d’entreprise pérenne. Et chaque choix contribue pour partie à l’ensemble. Alors, commençons tout de suite !
Des outils pour fluidifier les échanges
Aujourd’hui et sur des échanges de masses, de nombreux outils pour l’externalisation des processus métiers (BPO – Business Process Outsourcing) sont essentiels pour industrialiser l’efficacité, la traçabilité, et l’automatisation des tâches externalisées. Voici quelques exemples d’outils de workflows :
Ces outils sont choisis en fonction des besoins spécifiques des Groupes et des processus métiers qu’elles souhaitent externaliser. Ils permettent de rationaliser et d’automatiser des processus complexes tout en assurant la transparence et la traçabilité dans les opérations.
Cependant, selon les critères de budget, de volume et d’infrastructures, toutes les externalisations ne nécessitent pas forcément par un outil. L’essentiel est avant tout la mise en place d’une méthodologie claire et documentée, à la fois stricte et évolutive pour que le process soit parfaitement maîtrisé, pour sa part, par le partenaire externe.
L’importance des achats responsables dans l’externalisation
Quel est l’engagement RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises ?) du prestataire ?
Les entreprises peuvent et se doivent d’intégrer la RSE dans leur processus de sélection des prestataires BPO. Cela signifie privilégier des prestataires qui sont engagés dans des démarches de développement durable. Ces engagements sont-ils seulement présents sur le papier ? Allez à la rencontre des équipes sur le terrain !
Audits réguliers et transparence
Comme pour tout pilotage, Il est prioritaire de mener des audits réguliers pour vérifier que le prestataire respecte bien les engagements pris. La transparence dans la communication des résultats et des pratiques est un élément clé pour instaurer une relation de confiance.
Impact sur l’image de l’entreprise
Le choix d’un prestataire BPO pleinement et factuellement engagé en RSE peut avoir un impact positif sur la réputation de son client. En effet, une démarche responsable contribue à renforcer l’image de marque, à fidéliser les clients ou les investisseurs et à attirer des talents sensibles aux enjeux éthiques. Ces enjeux deviennent actuellement incontournables dans le cadre de la CSRD.
Le prestataire est-il une Entreprise Adaptée, acteur de l’ESS (Economie Sociale et Solidaire) ?
Si c’est le cas, vous bénéficierez sans doute d’une amélioration fiscale sur la contribution AGEFIPH ou FIFPH. Surtout, vous donnerez, par votre choix, la chance d’une inclusion réussie pour des personnes éloignées de l’emploi.
Le Management, les valeurs que promeut le prestataire, la QVCT, l’environnement, le développement des compétences, l’accompagnement des salariés… Sont-ils pris en compte chez le prestataire ? Cela joue beaucoup sur l’implication des salariés, fournisseurs… Une réelle démarche RSE sécurise, à sa façon, l’avenir de votre entreprise. L’ESG (Les critères environnementaux, sociaux et de gouvernance) conjugue toutes les dimensions de croissance durable.
Conclusion
L’externalisation de processus est une stratégie puissante pour les entreprises cherchant à optimiser leurs process, réduire leurs coûts et gagner en flexibilité. Cependant, le succès de cette démarche repose sur le choix judicieux du prestataire BPO. En intégrant des critères d’achats responsables, les entreprises ou les organisations publiques peuvent non seulement améliorer leur performance opérationnelle, mais aussi renforcer leur engagement en matière de RSE.
